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陕西学前师范学院干部人事档案管理制度
2012-08-01 09:49  

陕西学前师范学院人事档案管理部门职责

一、保管人事档案,积累档案史料。

二、收集、鉴别和整理人事档案材料。

三、办理人事档案的查(借)阅、转递、统计等工作。

四、登记干部职务、工资的变动情况。

五、为有关部门提供干部人事情况。

六、做好人事档案的安全、保密、保护等工作。

七、调查研究人事档案工作情况,制定规章制度,做好人事档案的业务建设和业务指导。

八、办理其他有关人事档案事项。

 

一、人事档案管理人员职责

1、热爱本职工作,忠于职守、刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,积极为干部人事工作服务。

2、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定,保护档案的安全,不得泄露档案内容。

3、坚持原则,按照档案管理工作的各项规章制度办事。

4、工作调动时,做好档案和档案材料及业务文件的交接工作。

 

二、人事档案查(借)阅制度

1、查(借)阅人事档案时,按照查(借)阅人事档案的规定办理审批手续,持《人事档案查(借)阅审批表》到人事档案室查(借)阅,并填写《人事档案查(借)阅登记簿》。

2、档案管理单位,根据工作需要,确定是否提供和提供什么材料。

3、任何个人不得查(借)阅本人及其亲属的档案,不得越级查(借)阅人事档案。

4、查(借)阅人事档案的单位或个人,必须严格遵守保密制度和有关规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换、拆散、增添、污损档案材料,不得泄露或擅自向外公布档案内容,违反者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。

5、查(借)阅人事档案的单位或个人,不得擅自摘抄、复制或拍摄档案内容,确因工作需要,必须经档案管理部门审批并办理登记手续,不得给无关人员看,用毕由查阅单位或个人负责自行销毁。

6、人事档案一般不予外借,如必须借出使用,要经档案管理部门负责人批准,并严格履行登记手续,15天内归还;如需超期使用,应补办续借手续。借用的档案,必须保证绝对安全,严格保密,妥善保存,借用期间不得擅自转借其他人。

7、严禁在阅档室抽烟、喝水,谨防损坏档案。

 

三、人事档案材料收集制度

1、人事档案管理部门严格按照《人事档案材料收集归档制度》,收集、归档人事档案材料。

2、人事档案管理部门应定期检查人事档案,发现缺少材料和材料不符合要求的,要及时登记并向相关单位索取;人事档案材料形成部门要及时主动地将材料送交人事档案管理部门,最迟不得超过一个月。

3、人事档案管理部门应指定专人负责,经常有计划的收集、补充人事档案材料,并将收集到的材料归入档案袋内,每两年装订一次。

4、收集的档案材料,必须是办理完毕的正式文件材料。材料真实、文字清晰、对象明确、手续完备,写明承办单位或个人署名及日期。

5、档案材料必须统一使用16开规格的办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

 

四、人事档案材料鉴别归档制度

1、人事档案管理部门根据人事档案工作有关规定的要求,认真鉴别审查收集或送交的归档材料是否完整齐全、是否手续完备;凡头尾不清、来源或时间不明的材料,要查清注明后再归档;凡查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;凡不符合归档要求、手续不完备的材料,要及时退回材料形成部门补办手续,限期移交(最迟不超过15天)。

2、涉及个人政治历史问题或其他重要问题需要查清而未查清的材料以及未办理完毕的材料,不能归档,应及时移交有关组织处理。

3、要严格清除虚假不实的档案材料,严肃查处伪造制假行为,维护人事档案的真实性。

4、对不属于人事档案部门所管材料及不应归档的材料,开列清单,经主管领导批准后,区分情况及时转给有关部门或退还本人;无保存价值又不宜退还本人的,应登记造册并报主管领导批准后,予以销毁。

5、对经鉴别应予以归档的材料,应按照人事档案整理工作细则整理归档。

6、人事档案整理装订成卷后,应进行认真细致的检查,验收合格后方能入库。

 

五、人事档案转递制度

1、人员工作调动、职务变动、死亡后,应及时将人事档案转至新的主管单位;转递人事档案必须依据人员调动通知或干部任免文件等方能办理。

2、转递人事档案必须通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交本人自带。

3、转出的档案必须完整齐全,并按规定整理装订,不得扣留材料或分批转出。

4、转递档案必须详细填写《人事档案转递通知单》,与档案一道密封,并加盖密封章。

5、档案转出后,在档案花名册上注明何年、何月转往何处,以备查考。

6、收到档案的单位应认真核对档案,在回执上签名盖章后立即退回;凡属误转的档案,应写明情况,尽快退还转出单位;凡转出档案1个月后未收到回执的,应向接收单位催问,以防丢失。

7、对接收到的人事档案,必须核查、登记、编号,及时入库。

8、人员调配、任免部门应与人事档案管理单位加强沟通,及时通报有关人员的调动、任免情况,以做到“档随人走”。

 

六、人事档案检查核对制度

1、在人事档案的接收、转递、查(借)阅等日常管理工作中,应认真登记,做好检查核对,做到名册与档案相符、人与档案相符、目录与材料相符。

2、对接收的档案,应核查是否属于管理范围、姓名、单位、职务等是否相符、材料数量是否与转递通知开具的项目一致,发现差错应及时登记处理。

3、每月检查一次借出档案情况,对逾期未归还的,抓紧催回。

4、每半年将人事档案名册与所管人员档案以及库房档案进行一次全面核对,将不应该管理的档案转至相关单位,对缺少的档案要查清线索,及时索要。

 

七、人事档案保管与保密制度

1、人事档案库房必须符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的“六防”要求;档案必须存放于铁质专用柜并按科学便利的顺序排列。

2、在职、非在职和死亡人员的档案应分开保管。

3、库房内严禁吸烟,无关人员不得进入档案库房。

4、保持档案库房整洁,不得在档案库房和档案柜内存放无关物品。

5、检查库房“六防”情况,发现问题及时解决,发现不安全隐患应及时报告并迅速整改消除。

6、不得携带档案材料进入公共场合,不得私自保存他人和自己的档案材料,不得向无关人员谈论档案内容,不得用电话、函件等方式索要或提供重要档案材料。

 

八、人事档案材料送交归档制度

1、形成人事档案材料的部门,在形成材料后的一个月内,要将手续完备的正式材料送交人事档案管理单位归档。

2、送交的材料必须真实准确、完整齐全、文字清晰、对象明确、手续完备。

3、发现送交的归档材料不符合归档要求时,要及时通知形成材料的部门和个人补送或补办手续。

4、建立接收、转出材料登记制度,对送交归档或转出的材料要认真履行登记和交接手续。

5、人事档案管理部门要经常研究解决收集归档工作中的问题,熟悉归档工作的各项规定,积极主动地做好人事档案的归档工作。

 

 

 

 

 

                                           

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