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陕西学前师范学院人事档案管理办法
2017-03-13 12:08  

 

陕师院综〔201612

 

 

关于印发《陕西学前师范学院

人事档案管理办法》的通知

 

各院(系),各部门:

《陕西学前师范学院人事档案管理办法》经20161222日校务会议研究通过,现印发给你们,请遵照执行。

 

附件:陕西学前师范学院人事档案管理办法

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

                              陕西学前师范学院

                               20161228

 

附件

 

陕西学前师范学院人事档案管理办法

 

    第一章   

    第一条  为规范学校人事档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用人事档案,更好地为学校各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》《干部人事档案工作制度》等有关规定,结合学校实际,制定本办法。

    第二条  学校人事档案是指记载本校教职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的材料,是历史地、全面地考察了解教职工个人情况的重要依据,是学校档案的重要组成部分。

    第三条  人事档案工作是学校的重要基础工作之一,也是反映和衡量学校管理水平的重要标志之一。各有关部门应当高度重视人事档案工作,自觉协助做好人事档案材料的收集保存等工作,保证人事档案工作依法有序开展。

第二章  档案管理机构设置及工作职责

第四条  人事处为人事档案的管理部门,人事处设人事档案室,负责全校人事档案的集中统一管理,人事档案固定专人管理,业务工作接受上级有关业务部门的检查指导。

第五条  各相关部门确定一位兼职档案管理人员,负责组织本部门年度人事档案材料的及时整理归档工作。人事档案室负责全校人事档案材料归档工作的监督和指导。

第六条  人事档案管理部门的主要职责是:

(一)保管人事档案,为学校积累档案史料;

(二)收集、鉴别和整理人事档案材料;

(三)办理人事档案的查(借)阅、转递、统计等工作;

(四)为有关部门提供教职工个人档案材料查(借)阅服务;

(五)做好人事档案的安全、保密、保护等工作;

(六)调查研究人事档案工作情况,制定规章制度,搞好人事档案的业务建设和业务指导;

(七)推广、应用人事档案现代化管理技术;

(八)办理其他有关事项。

第三章  档案的内容和分类

第七条  人事档案由历史地、全面地反映个人情况的材料构成。内容及其分类包括:

第一类 履历材料;

第二类 自传材料;

第三类 鉴定、考核、考察材料;

第四类 学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料);

第五类 政治历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料,党籍、参加工作时间等问题的审查材料);

第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;

第七类 奖励材料(包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹等);

第八类 处分材料(包括甄别、复查材料,免于处分的处理意见);

第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;

第十类 其他可供组织上参考的材料。

第四章  档案的保管与保护

第八条  根据安全保密、便于查找的原则要求,对人事档案应严密、科学地保管。

(一)档案管理部门,要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房,配置铁质档案柜。库房面积每千卷需2025平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备;

(二)库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查;要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(要求:温度14-24℃,相对湿度45-65%);

(三)保管人事档案,应建立登记和统计制度。每年根据名册,全面检查核对一次档案,发现问题及时解决;

(四)人事档案管理部门,要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应分开;    

(五)要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术,实现档案管理工作的科学化、现代化;

第九条  档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。

第十条  人事档案管理工作所需必要的设备和业务经费,应单独立项,列入学校预算统筹解决。

第十一条  严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的,应视情节轻重,予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。

第五章  档案材料的收集、鉴别与归档

第十二条 为了确保全校教职工人事档案材料的完整性,人事档案室要通过有关部门收集履历、自传、鉴定、考核、学历(学位)、任免、调动、考察、培训、奖惩、录用、工资、政治面貌等新形成的反映个人德、能、勤、绩等方面的材料。

第十三条  档案管理人员要根据人事档案工作有关文件的要求,认真仔细地鉴别收集的或送交的人事档案材料,判断材料是否应归入档案。对不属于归档的材料,应及时退回材料形成部门;对涉及其他重要问题尚未查清或未办理完毕的材料,不能归档,应及时移交有关部门处理。

第十四条 各有关部门要主动送交需要归档的人事档案材料,一般在形成正式材料后的15天内,完成归档工作。对于形成周期长的材料,最晚必须于次年6月底前,完成归档工作。所有材料移交时必须填写《陕西学前师范学院人事档案材料移交单》(附件1)。

第十五条 人事档案归档的材料应真实,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备,材料需经审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归入人事档案。归档材料填写不规范,手续不完备,材料形成部门必须重新制作,补办手续,由具有管理权限的部门审改,出具说明并加盖公章。

第十六条  对国家规定的应当归档的人事档案材料,必须按照规定向学校人事档案室进行移交,集中管理,任何个人不得据为已有。国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。

第十七条  人事档案材料归档的要求:

(一)规格:人事档案材料按规定必须统一A4规格的纸张;材料左边应当留有20-25毫米装订边;

(二)书写:人事档案材料应用黑色钢笔或签字笔填写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写,格式和文字要规范,字迹要清楚,严禁涂抹、勾划。

第六章  档案材料的提供与利用

第十八条  凡教职工因调动、任免、调资、考察、考核、出国审查、治丧等需要了解个人信息情况时,可查阅人事档案。查阅时必须按照人员管理权限,遵守“谁查阅、谁审核、谁负责”的原则进行信息查阅认定,查阅后不得泄露有关人事档案信息。 

第十九条  任何单位和个人不得让档案管理人员代查档案有关信息。档案管理人员,应根据规定,按照查(借)阅批准的内容和材料提供利用。

第二十条  查阅和借用人事档案必须遵守下列规定:

(一)查阅单位应填写《陕西学前师范学院人事档案查(借)阅审批表》(附件2),按照查阅人事档案的规定办理审批手续,经同意后,方可在人事档案查档室查阅。外单位查阅人事档案时,还应提供所在单位介绍信;

(二)人事档案管理部门,要根据规定,确定是否提供和提供何种材料;

(三)凡查阅人事档案,利用单位应派2名中共党员干部进行查阅工作;

(四)任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案;

(五)查阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,违犯者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者,按违犯《中华人民共和国档案法》处理;

(六)人事档案一般不外借。如必须借出使用时,要说明理由,经过相关部门负责人批准,并严格履行登记手续,限期归还(原则上不得超过一周),不得擅自转借他人;

(七)借用、查阅档案的单位或个人,不得擅自复制或拍摄档案内容。因工作需要从档案中取证的,必须请示人事档案主管部门审查批准后,方能复制或拍摄。

                   第七章  档案的转递

    第二十一条 教职工工作调动或职务变动后,人事档案室应依据变动通知,及时将人事档案转给新的主管单位。

第二十二条 转递人事档案应遵守下列规定:

(一)人事档案应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交个人自带;

(二)转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出;

(三)转递档案必须详细填写《档案转递通知单》,并与档案一道密封。凡转出档案一个月后未收到回执的,应向接收单位催问,以防丢失;

(四)档案转出后,必须在花名册上注明何年、何月转往何处,以备查考。

    第二十三条 严格执行转递制度,避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”,应认真查转。

                      第八章  附则

     第二十四条  本办法由人事处负责解释。

    第二十五条  本办法自20161222日校务会议通过,自发布之日起施行。

 

附件:1.《陕西学前师范学院人事档案材料移交单》

2.《陕西学前师范学院人事档案查(借)阅审批表》

 

 

 

 

 

 

抄送:学校党政领导。

陕西学前师范学院党政办公室              20161228日印发

 

 

 

 

 

 

 

 

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